准备想想应对措施。
最后一个大项:“四、会后跟进”。这个她从没做过,但听苏晴提过。
“1. 会议纪要整理”,她写:“24小时内完成初稿”。
“2. 行动项追踪”,她不太确定这是什么,但猜测是会议上决定的那些事情,需要有人跟进落实。她写道:“明确责任人、时间节点、定期跟进”。
“3. 资料归档”,这个简单:“所有材料电子版和纸质版分类存档”。
“4. 反馈收集”,她不确定是否需要,但还是写上了:“向参会人收集会议效果反馈”。
四个大项全部列完,她从头到尾看了一遍。两页纸,密密麻麻的字,有工整的,有潦草的,有打问号的,有画线的。粗糙,稚嫩,充满了不确定。但这是她自己思考、自己整理的成果。
她忽然想起在北方县城上职校时,老师教他们做会议记录,给了标准的模板,让他们照着抄。她抄得很认真,但从来不明白那些条目为什么要这样设计,不明白背后的逻辑。而现在,她试图自己构建一个框架,虽然笨拙,但每一笔都是她自己的思考。
窗外的阳光又偏移了一些,办公室里的影子被拉长。已经是下午四点了。她花了整整一小时,才整理出这份粗糙的清单初稿。
胃部传来熟悉的绞痛,提醒她该吃点东西了。但她顾不上。她知道,这只是第一步。清单列出来了,但每个条目具体怎么做,她还需要查资料,需要学习,需要问人。
她打开电脑,开始搜索公司的会议管理文件。找到了苏晴之前发过的那些模板和指南,一份一份地打开,对照自己清单上的条目,看哪些是已有的规定,哪些是她自己多想的,哪些是她遗漏的。
这个过程比列清单更慢,更吃力。那些文件里充满了专业术语和复杂流程,她看得很吃力,很多地方看不懂。但她强迫自己看下去,一字一句,像在沙漠中寻找水源的旅人,不放过任何可能的水滴。
她发现,自己清单上的“备用线路测试”,在公司的高级别会议管理规定里确实有提及,但通常只针对特别重要的跨国会议。她不确定这次的会议是否属于这个级别。她在这一条后面做了标记,打算明天问苏晴。
她还发现,自己完全没考虑到“会议保密”的问题。在公司的规定里,涉及新产品线、市场数据、财务测算的会议,都属于“内部机密”级别,材料分发、设备使用、记录保存都有特殊要求。她赶紧在清单上补充:“保密措施:材料按
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